Современный электронный документооборот значительно упрощает взаимодействие между поставщиками и покупателями. Однако, как и в любой системе, здесь могут возникать ошибки. Одной из таких распространенных ситуаций является случайное аннулирование накладной. Не стоит паниковать — это рядовая проблема, которая решается достаточно просто.
Почему это происходит?
Ошибочное аннулирование накладной может произойти по разным причинам: технический сбой, невнимательность сотрудника или даже ошибка в программном обеспечении. Важно понимать, что подобные случаи — не редкость, и они легко исправляются при правильном подходе.
Алгоритм действий
- Не паникуйте и оцените ситуацию. Первое, что нужно сделать, — успокоиться. Случайное аннулирование накладной — это стандартная ситуация, которая решается через взаимодействие с поставщиком.
- Свяжитесь с поставщиком. Немедленно свяжитесь с вашим контрагентом (поставщиком) по телефону или через другие доступные каналы связи. Сообщите ему следующую информацию:номер накладной; дату документа; сумму и описание товаров (при необходимости).
- Договоритесь об отмене аннулирования. Обсудите с поставщиком возможность отмены аннулирования. Как правило, поставщики хорошо осведомлены о таких ситуациях и готовы помочь вам в их разрешении.
- Получите корректировочную накладную. После согласования с поставщиком он отправит вам новую (корректировочную) накладную через систему электронного документооборота. Убедитесь, что новый документ соответствует всем необходимым данным: номеру, дате, сумме и наименованию товаров.
- Примите документ правильно. Получив корректировочную накладную, проверьте ее на соответствие исходным данным. Если все в порядке, подтвердите прием документа в системе. На этом проблема считается решенной.
Профилактика ошибок
Чтобы избежать подобных ситуаций в будущем, рекомендуется:
- обучить сотрудников работе с электронными документами;
Заключение
Случайное аннулирование накладной — это не критическая проблема, а скорее рабочий момент, который требует оперативного решения. Главное — своевременно связаться с поставщиком, договориться о корректировке и принять новый документ. Помните, что такие ситуации происходят довольно часто, и их легко исправить при правильном подходе.
Будьте внимательны, но не бойтесь ошибок — они всегда поправимы!
Если у вас возникли сложности оставьте свою заявку https://mak-bit.ru/
Или добавляйтесь в чат группу телеграм https://t.me/EGAIS_help
Если у вас возникли сложности оставьте свою заявку https://mak-bit.ru/
Или добавляйтесь в чат группу телеграм https://t.me/EGAIS_help